Få e-Boks i Outlook: hvad der kan lade sig gøre, og hvad der ikke kan

Spørgsmålet dukker op, så snart posten begynder at hobe sig op: kan jeg ikke bare få e-Boks ind i Outlook, hvor jeg alligevel arbejder? Der findes ingen Outlook-integration til e-Boks, og Outlook kan ikke forbinde sig til postkassen. Men der findes en vej derhen, og det er værd at kende forskellen på mulighederne, før du bruger tid på den forkerte.

Det e-Boks selv kan videresende

e-Boks Erhverv har en funktion der hedder automatisk videresendelse af post. Den kan sende posten videre som sikker e-mail eller levere den til virksomhedens eget system via et API i XML-format. Formålet er netop, at medarbejdere ikke skal logge ind i e-Boks for at håndtere al post, men kan modtage den i en fælles postkasse eller et sagsbehandlingssystem.

Der er to forbehold, og de afgør om funktionen løser dit problem.

Den videresender ikke offentlig Digital Post

e-Boks skriver det selv: automatisk videresendelse i e-Boks Erhverv gælder kun post fra private virksomheder, og funktionen videresender ikke Digital Post fra offentlige myndigheder. Vil man hente den offentlige post ind i sit eget system, henviser e-Boks videre til et modtagersystem via Virk og virksomhedens egen systemleverandør.

Det er som regel lige præcis den offentlige post, der haster. Breve fra Skattestyrelsen og Erhvervsstyrelsen kommer med frister, og det er dem, man dårligst kan opdage for sent.

Den kræver administrator og et certifikat

Du skal være administrator for virksomhedens e-Boks Erhverv for at oprette eller ændre videresendelsen. Vælger du sikker e-mail, skal du desuden bruge et digitalt certifikat i BASE64-format. Vælger du API-vejen, skal du bruge en URL som e-Boks kan levere posten til, en kontaktperson og et system der kan modtage XML.

For en virksomhed med en it-afdeling er det overkommeligt. For en virksomhed med fem ansatte og en ekstern bogholder er det sjældent noget, nogen får sat op.

Hvad der gælder for den offentlige post

Digital Post fra myndighederne kan læses fire steder: virk.dk, e-Boks, mit.dk og Digital Post-appen. Du kan registrere en e-mailadresse og få besked, når der kommer noget, men beskeden indeholder ikke brevet, og den sendes kun mellem klokken 8 og 18. Har du allerede åbnet posten, kommer der ingen besked.

Vejen ind i Outlook i praksis

Outlook skal ikke forbindes til e-Boks. Posten skal sendes til en mailadresse, og derfra henter Outlook den som al anden mail. Det er samme mekanik, uanset om du bruger Outlook, Gmail eller noget tredje.

Digiboks forbinder virksomhedens e-Boks til en almindelig mailadresse, så posten kommer automatisk med vedhæftninger. Der er ingen certifikater at generere. Du opretter en konto, indtaster CVR-nummer og den adresse der skal modtage posten, og følger guiden. Opsætningen tager 3 til 5 minutter. Vi har beskrevet hele videresendelses-flowet trin for trin.

Adressen kan være din egen Outlook-postkasse, en fælles adresse som bogholderi@ eller begge dele. Posten kan sendes til flere modtagere samtidig, så revisor og bogholder får den på samme tid, uden at du først skal give dem adgang til postkassen.

Kom i gang

Du kan oprette en gratis konto og have posten i indbakken samme dag. Vil du først have overblikket over regler og platforme, ligger det i guiden til e-Boks og Digital Post for erhverv.